2006年4月自学考试新版《外贸函电》串讲

2006年4月自学考试新版《外贸函电》串讲

二、课本内容复习

本课程包括20课，可以归纳为6个方面的内容：第一部分为“商业书信的撰写原则及格式”，包括介绍与第1课；第二部分为“对外贸易交易磋商过程”，包括第2 至第10 课；第三部分为“对外贸易支付方式”，包括第11至第14课；第四部分为“对外贸易运输与装运”，包括第15至第16课；第五部分为“对外贸易保险”，包括第17课；第六部分为“对外贸易投诉、索赔与理赔”，包括第18至第20 课。

第一部分 商业书信的撰写原则及格式

在我国，绝大多数交易是通过书面形式进行磋商。外贸函电课程关注的实际上就是利用书面形式进行对外贸易的谈判磋商。我国新的《合同法》第十一条规定：书面形式是指合同书、信件以及数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

函电是信函、电报、电传、传真、电子邮件等书面通讯方式的总称。

函是封套的意思。函件是最正式的通讯方式，也是使用历史最广、范围最广的通讯方式。商业信函的组成成分有：（1）信头。包括发信人的信息，如名称、地址、电话、查号编号等；及日期两个主要部分。（2）封内地址。主要是收信人的相关信息，如名称、地址、电话等。（3）称呼。称呼是指写信人对收信人的称呼，它的作用就好像我们平常在电话和会面中打招呼说“你好”一样。称呼可以分成社交称谓和职衔两大类。（4）经办人姓名。有些商业书信不便直接发给个人，需要发给公司。在这种情况下，为了使收信公司迅速将信函转给经办人或经办部门办理，避免耽搁，可以在封内地址和称呼中间加上经办人姓名。（5）主题。主题也称事由。它的作用就好比是杂志文章的标题，使人一看就知道信函的基本内容和目的。（6）信文。可以说，这是交易磋商函件最重要的部分，它包含着写信人要传递给受信人的信息，而这信息正是我们之所以要写这封信的首要原因。商业书信的撰写要做到完整、具体、清楚、简洁、礼貌、体谅、正确、并具有个性。（7）结束礼词。结束礼词是结束函件时的一种客套，如果说称呼就好像见面时说“你好”一样，结束礼词就好像分手时说“再见”。结束礼词在语言水平上应该与前面的称呼相呼应。（8）签名。（9）抄送。当信函副本抄送给某人时，他们的名字应该列在信上，这样收到此信副本的每个人都知道除他以外还有谁也收到副本。但在盲抄送的情况下，除了收到副本的本人，别人并不知道都有谁收到了信函的副本。（10）附件。信中如有附件，也应在信函上注明。（11）附言。附言也称再启，是指信写完后，想起还有要紧的话说时，在信函上加上的补叙的话。

随着科技网络的飞速发展，数据电文的使用越来越普及经常，但书信的写作仍然是最重要的基础能力之一。信函的撰写应尽量使用正规的文字和完整的句子，一般不使用专有名词以外的缩写。

电报在交易磋商中曾经被广泛使用过，即使是现在，也是合同法中规定的书面合同形式之一。电报可以从不同的角度分类：就地区分，有国内电报和国际电报；就业务分，电报可以分为政务电报、局务电报、新闻电报、私务电报，贸易电报属于私务电报；按到达时间快慢，电报可分为平电和加急电；按所用文字和电码分，可分为明文电、商用成语电、商用密码电、罗马字电。

国际商业明文电报是按字数、分地区计费的，凡一个组合不超过10个字码，包括英文字母、阿拉伯数字及电报中能使用的有关符号连在一起，按一个计费字计算，超过10个字码，不超过20个字码的按两个字计费，依次类推。

如前面所说，电报在交易磋商中，曾扮演重要角色，但现在，电报在国际经济贸易活动中已基本上被淘汰，许多发达国家的电信部门已取消此项业务。

电传的英语全称有Telegraph Exchange（电报交换），Teleprinter Exchange（电传机交换），及Teletypewriter Exchange（电传打字电报机）三种。一般取第一个词的头三个字母Tel和后一个词的头两个字母ex合在一起，简称Telex. Telex已在国际上成为统一使用的名称。由于电传的保密性高于传真，所以仍然被外交部门和一些商务机构使用。

电传的计费有2种，一种是用户电传，按每次发报时间长短计费；另一种是专线电传，每天24小时，双方可以随时直接联系，这种电传是按月或按年收费的。

由于电话的普及，传真已得到了迅速的发展，成为人们重要的通讯手段。像信函有信封，电报有电报挂号、电传有电传号码一样，除正文以外，传真也有封页。传真的封页包括：发传真公司的全称、地址、电话号码、传真号码、徽标；收传真公司的全称、地址、电话号码、传真号码；收传真人姓名、所在部门、职务等。传真可以按照与书信相同的格式写，也可以写的简便一些。传真还可以用来传递商业单证、图纸等。

简单地说，电子邮件就是用电子手段传递的信件。随着Internet的普及，电子邮件已经开始越来越多地渗透到人们的工作与生活之中，比起Internet的其他应用来说，电子邮件更容易被理解和接受，因为基本上任何人，不管他对计算机的了解有多少，都能够理解邮件的作用和含义，因为它与常规的邮件从本质上来说是非常相似的。

电子邮件地址的典型格式是：xxx@xxx.xxx。这里，@之前是电子邮件用户选择的代表自己的字符组合或代码，相当于用户收发邮件时的姓名；@代表英文at，表示：在……；@之后是为用户提供电子邮件服务的服务器名称；整个地址的意思是：某人在某服务器上收信。

发送电子邮件的过程很简单，当写好一封信的内容后，只须敲入收信人的地址，加上介绍信件主要内容的主题语（也可以不加）按一下发送按钮，信件便可以立即发送出去。使用电子邮件的“附件”功能，还可以把非文本性的东西，如图像数据、有特定格式的数据文件、可以执行的应用程序等，发送给远方的收件人。

电子数据交换（EDI）是企业和企业之间进行电子商务的常用方式。 EDI是用户的计算机系统之间的对结构化的、标准化的商业信息进行自动传送和自动处理的过程。换句话说，电子数据交换（EDI）（Electronic Data Interchange）是指借助于计算机技术和网络技术，将贸易过程中的票证单据、按统一格式在网上传输，以提高贸易运作效率，降低成本。由于使用EDI可以减少直到最终消除贸易过程中的纸面单证，因而EDI也被俗称为“无纸贸易”。

EDI可以用于商业机构、非营利机构、政府之间传送定单、合同、发票、保险单、海关申报单、帐单、库存报表等文件。

随着社会的发展，科学技术的进步，交易磋商的书面形式会越来越丰富。书面磋商形式的创新与变化，极大地促进了无纸贸易的实现，跨行业、跨国境交易的开展，及商业惯例的标准化，这一切都会给交易磋商的方式与规则带来极大的冲击。

本课程的函电样本主要是信函。从写作的角度来讲，信函、传真和电子邮件并没有根本的区别，只不过是信息的传递手段不同而已。为了叙述方便起见，按传统习惯，统称为“函电”。只有在谈及书信格式的时候，我们才把信函、传真和电子邮件区分开来。

第一部分“商业书信的撰写原则及格式”包括介绍和第1 课。介绍主要是对撰写商业书信的原则进行了详细的说明。第1课则对商业书信的组成部分和格式加以介绍。第一部分的内容，讲义中介绍得比较详尽，也比较容易理解，在这里我们就不再赘述。

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